Dijital dönüşümün ayrıcalıklarla dolu dünyasına giriş yapacağımız bu yazımızda hepimizin sıklıkla karşılaştığı bir kelimeden bahsedeceğiz… ‘Özel Entegratör’. Özel Entegratör;  E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter gibi e-belgelerin düzenlenmesine, gönderilmesine, arşivlenmesine ve raporlanmasına aracılık etme yetkisi bulunan firmalara denir. Bu firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere yönelik yapılan çeşitli testlere tabi tutularak, testi geçmeleri sonucunda ‘Özel Entegratör’ yetkisi alırlar.
Özel Entegratörler, dijital ortamda iki sistemi birbirine bağlayan ‘entegrasyon’ işlemini gerçekleştirirler. GİB kurallarına ve yasal mevzuatlara uygun hareket ederek bu kapsamda e-Belgeleri ve işletmenizin kayıtlarını tüm teknik detaylarıyla birlikte eksiksiz bir şekilde oluştururlar. Özel entegratörler ayrıca, e-Belgelerinizi uzun süre güvenli bir şekilde arşivlemenizi de mümkün kılar. Çeşitli entegrasyon imkanları ile, işletmenizin ticari faaliyetlerini muhasebeleştirebilirsiniz. Özel entegratörleri, e-Belge düzenlemenin yanı sıra kapsamlı bir iş otomasyonu olarak da kullanabilirsiniz.  
 
Özel Entegratörlerin Mükelleflere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Dijital dönüşümün gereklilik haline geldiği iş dünyasında e-belge uygulamalarını kullanırken GİB Portalı kullanmakta bir seçenektir ancak imkanları oldukça kısıtlıdır. Bu noktada özel entegratör tercih etmek , e-belge uygulamalarının kullanımında avantaj sağlayacaktır. Bu avantajlardan bahsedecek olursak:
Özel entegratör nedir sorusuna en büyük avantaj  Mükellefler için  7/24  erişilebilir hizmet imkanı sunar. Böylece mesai saatine bağlı kalmaksızın e-belge düzenlemelerinizi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. Sunulan hizmetlerin çeşitliliği baz alındığında maliyet açısından oldukça karlıdır. Özel entegratör sistemleri genellikle çok hızlı çalışır, bu sayede zamandan tasarruf edersiniz. Zaman tasarrufunun yanı sıra, e-belgelerin düzenlenmesi, müşteriye gönderimi ve GİB’e raporlanma süreçleri otomatik gerçekleştiğinden iş yükünüz hafifler. Düzenleme, arşivleme ve gönderme işlemleri dijital kanallarla yapıldığı için baskı, kargo ve saklama maliyetleri de ortadan kalkmış olur. Özel entegratör sistemlerinde düzenlenen e-Belgelerde hata riski minimumdur. Olası hataları düzeltmeniz ise oldukça kolaydır.  Özel entegratörlerde sistem sürekli güncellenerek yasal mevzuatlara uygun durumda tutulur.
 
 
 
 
 
Özel Entegratör Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?


‘Özel’ kelimesinden de anlaşılacağı üzere özel entegratör seçimi oldukça önemlidir. Bu seçimi yaparken sunulan hizmet kalitesi ve imkanların değişkenlik gösterdiğini unutmamakta fayda var. İşletmenizin ihtiyacına yönelik özel entegratör seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken bazı detaylar var. Bu detayları sıralayacak olursak:
Öncelikle tercih edeceğiniz özel entegratör firmasının GİB Özel Entegratörler Listesi’nde bulunması gerekir. Bu listeye https://ebelge.gib.gov.tr/efaturaozelentegratorlerlistesi.html ile ulaşabilirsiniz. Seçeceğiniz özel entegratörün altyapısının güvenilir ve güçlü olmasıyla birlikte e-belge sistemine 7/24 kesintisiz erişim imkanı sağlaması gerekir. Bununla birlikte, İlgili yasa ve yönetmelikler değişkenlik gösterdiğinden, bu değişiklikleri yakından takip ederek sistemini sürekli olarak güncel tutmalı, işlerinizi kolaylaştıracak ek özellikler ve fonksiyonlar da sunmalıdır.  Tercih edeceğiniz özel entegratör sistemi, diğer muhasebe ve ERP uygulamalarıyla uyumlu bir şekilde çalışmalıdır.